Giấy phép lao động, thẻ tạm trú, kết hôn có yếu tố nước ngoài, du học, đầu tư, thừa kế có người ở nước ngoài — mọi hồ sơ này đều có chung một khâu, và cũng thường tắc ở chung khâu đó.
Hai chiều, đừng nhầm
| Hợp pháp hoá lãnh sự | Chứng nhận lãnh sự | |
|---|---|---|
| Chiều | Giấy tờ nước ngoài → dùng tại Việt Nam | Giấy tờ Việt Nam → dùng tại nước ngoài |
| Xác nhận gì | Chỉ xác nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ — không xác nhận nội dung | |
Dòng cuối là điều quan trọng nhất và hay bị hiểu nhầm. Hợp pháp hoá lãnh sự không có nghĩa cơ quan Việt Nam đã kiểm tra và công nhận nội dung giấy tờ đó. Nó chỉ xác nhận rằng con dấu và chữ ký trên giấy là thật.
Trình tự ba bước — với giấy tờ nước ngoài
- Chứng nhận tại nước sở tại. Giấy tờ phải được cơ quan có thẩm quyền của nước đó chứng nhận trước — thường là Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan được uỷ quyền;
- Hợp pháp hoá lãnh sự. Thực hiện tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước sở tại, hoặc tại Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao / Sở Ngoại vụ nếu giấy tờ đã được cơ quan đại diện nước ngoài tại Việt Nam chứng nhận;
- Dịch công chứng sang tiếng Việt. Bước này làm sau hợp pháp hoá, vì con dấu hợp pháp hoá cũng cần được dịch.
Thứ tự này là chỗ hay sai. Dịch công chứng trước rồi mới hợp pháp hoá thì bản dịch không bao gồm dấu hợp pháp hoá, và nhiều nơi tiếp nhận sẽ yêu cầu dịch lại.
Các trường hợp được miễn
Không phải giấy tờ nước ngoài nào cũng phải hợp pháp hoá. Ba nhóm được miễn:
- Theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên — bao gồm các hiệp định tương trợ tư pháp song phương. Với công dân các nước đã ký hiệp định tương trợ tư pháp với Việt Nam, nhiều loại giấy tờ được miễn hợp pháp hoá;
- Theo nguyên tắc có đi có lại;
- Giấy tờ được chuyển giao trực tiếp giữa các cơ quan có thẩm quyền theo quy định, hoặc thuộc danh mục được miễn theo quy định pháp luật.
Việc kiểm xem có thuộc diện miễn không nên làm đầu tiên, trước khi bỏ công đi hợp pháp hoá — nhóm thứ nhất bao trùm khá nhiều quốc gia và tiết kiệm được cả tháng.
Về Apostille
Nhiều quốc gia là thành viên Công ước La Hay 1961 về miễn hợp pháp hoá giấy tờ công nước ngoài, dùng hình thức Apostille — một con dấu duy nhất thay cho chuỗi hợp pháp hoá.
Cần biết: Apostille chỉ có giá trị giữa các nước thành viên công ước đó với nhau. Vì vậy khi làm giấy tờ để dùng tại Việt Nam, không nên dừng ở Apostille mà cần kiểm tra yêu cầu cụ thể của cơ quan tiếp nhận tại Việt Nam. Đây là điểm gây nhầm lẫn thường xuyên với người đến từ châu Âu và Bắc Mỹ.
Những giấy tờ hay phải hợp pháp hoá
| Loại giấy tờ | Dùng cho hồ sơ |
|---|---|
| Phiếu lý lịch tư pháp nước ngoài | Giấy phép lao động, kết hôn, nhận con nuôi |
| Bằng cấp, chứng chỉ, giấy xác nhận kinh nghiệm | Giấy phép lao động, du học |
| Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân | Kết hôn có yếu tố nước ngoài |
| Giấy khai sinh nước ngoài | Hộ tịch, thừa kế, nhận con nuôi |
| Giấy chứng tử nước ngoài | Thừa kế |
| Giấy tờ pháp lý của tổ chức nước ngoài | Đầu tư, thành lập doanh nghiệp, văn phòng đại diện |
| Văn bản uỷ quyền lập ở nước ngoài | Thừa kế, giao dịch bất động sản, tố tụng |
Bốn điều nên biết trước khi bắt đầu
- Đây là khâu dài nhất trong mọi hồ sơ có yếu tố nước ngoài. Tính bằng tuần đến tháng, tuỳ quốc gia. Bắt đầu ngay khi biết sẽ cần, không chờ tới lúc gom hồ sơ;
- Nhiều giấy tờ có thời hạn sử dụng — lý lịch tư pháp, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, giấy khám sức khoẻ. Xin quá sớm cũng hỏng như xin quá muộn. Nên xếp lịch để chúng còn hiệu lực đúng lúc nộp;
- Hỏi trước cơ quan tiếp nhận tại Việt Nam về yêu cầu cụ thể — có nơi chấp nhận bản sao chứng thực của bản đã hợp pháp hoá, có nơi yêu cầu bản gốc;
- Giữ nhiều bản. Một bộ giấy tờ đã hợp pháp hoá thường được dùng cho nhiều thủ tục nối tiếp nhau — giấy phép lao động, thẻ tạm trú, đăng ký kết hôn. Xin thêm bản ngay từ đầu rẻ hơn nhiều so với làm lại cả chuỗi.
Hỏi đáp nhanh
Hợp pháp hoá lãnh sự và chứng nhận lãnh sự khác nhau thế nào?
Hợp pháp hoá lãnh sự là cho giấy tờ nước ngoài để dùng tại Việt Nam; chứng nhận lãnh sự là cho giấy tờ Việt Nam để dùng tại nước ngoài. Cả hai chỉ xác nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ — không xác nhận nội dung.
Nên dịch công chứng trước hay hợp pháp hoá lãnh sự trước?
Hợp pháp hoá trước, dịch công chứng sau, vì con dấu hợp pháp hoá cũng cần được dịch. Dịch trước rồi mới hợp pháp hoá thì bản dịch không bao gồm dấu hợp pháp hoá và nhiều nơi tiếp nhận sẽ yêu cầu dịch lại.
Giấy tờ có Apostille thì dùng được ở Việt Nam luôn không?
Không nên mặc định như vậy. Apostille chỉ có giá trị giữa các nước thành viên Công ước La Hay 1961 với nhau. Khi làm giấy tờ để dùng tại Việt Nam, cần kiểm tra yêu cầu cụ thể của cơ quan tiếp nhận tại Việt Nam thay vì dừng ở Apostille.
Trường hợp nào được miễn hợp pháp hoá lãnh sự?
Ba nhóm: theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, gồm các hiệp định tương trợ tư pháp song phương; theo nguyên tắc có đi có lại; và giấy tờ được chuyển giao trực tiếp giữa các cơ quan có thẩm quyền hoặc thuộc danh mục miễn theo quy định. Nên kiểm điều này đầu tiên vì có thể tiết kiệm cả tháng.
Hợp pháp hoá lãnh sự mất bao lâu?
Đây là khâu dài nhất trong mọi hồ sơ có yếu tố nước ngoài, tính bằng tuần đến tháng tuỳ quốc gia, vì phải qua ba bước: chứng nhận tại nước sở tại, hợp pháp hoá tại cơ quan đại diện Việt Nam, rồi dịch công chứng. Nên bắt đầu ngay khi biết sẽ cần.
Lưu ý: Bài viết tổng hợp quy định đang có hiệu lực tại thời điểm đăng và chỉ mang tính tham khảo, không thay thế ý kiến pháp lý cho một vụ việc cụ thể. Văn bản pháp luật có thể được sửa đổi; vui lòng đối chiếu bản mới nhất hoặc trao đổi với luật sư trước khi quyết định.