Giấy phép lao động cho người nước ngoài theo Nghị định 219/2025

Ngày 07/8/2025, Chính phủ ban hành Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam, có hiệu lực ngay từ ngày ký và thay thế Nghị định 152/2020/NĐ-CP.

Nếu doanh nghiệp đang làm theo hướng dẫn cũ — nộp báo cáo giải trình nhu cầu trước rồi mới nộp hồ sơ cấp phép — thì quy trình đó đã thay đổi.

Ba thay đổi đáng chú ý

Thay đổi thứ nhất là thay đổi có ý nghĩa thực tế lớn nhất: trước đây hai chặng nối tiếp khiến tổng thời gian chuẩn bị cho một người lao động nước ngoài thường tính bằng tháng.

Hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động

Do người sử dụng lao động nộp. Các thành phần cơ bản:

• Văn bản đề nghị theo mẫu quy định, trong đó có phần giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài;
• Giấy chứng nhận sức khoẻ do cơ sở có thẩm quyền cấp, còn giá trị theo quy định;
• Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận không phải người đang trong thời gian chấp hành hình phạt, chưa được xoá án tích, đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự — do nước ngoài hoặc Việt Nam cấp, còn giá trị theo quy định;
• Giấy tờ chứng minh là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật — tuỳ vị trí công việc;
• 02 ảnh màu theo quy cách quy định;
• Bản sao hộ chiếu còn giá trị;
• Giấy tờ liên quan đến người lao động nước ngoài tuỳ theo hình thức làm việc.

Giấy tờ do nước ngoài cấp phải được hợp pháp hoá lãnh sự và dịch công chứng sang tiếng Việt, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.

Chỗ tốn thời gian nhất — và cách rút ngắn

Không phải khâu nộp hồ sơ, mà là khâu chuẩn bị giấy tờ từ nước ngoài:

1. Phiếu lý lịch tư pháp nước ngoài — thời gian cấp tuỳ quốc gia, có nơi vài tuần; sau đó còn phải hợp pháp hoá lãnh sự;
2. Bằng cấp, giấy xác nhận kinh nghiệm chứng minh vị trí chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật — cũng phải hợp pháp hoá;
3. Hợp pháp hoá lãnh sự tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước sở tại hoặc tại Bộ Ngoại giao;
4. Dịch công chứng sang tiếng Việt.

Cách rút ngắn duy nhất là bắt đầu chuỗi này sớm, song song với việc đàm phán hợp đồng, chứ không phải sau khi người lao động đã nhận việc. Nhiều trường hợp người lao động đã sang Việt Nam rồi mới phát hiện thiếu một giấy tờ phải xin lại từ nước sở tại.

Bốn lỗi làm hồ sơ bị trả

1. Vị trí công việc trong hồ sơ không khớp với giấy tờ chứng minh. Khai là chuyên gia nhưng giấy tờ chỉ chứng minh được kinh nghiệm ở lĩnh vực khác;
2. Giấy tờ nước ngoài chưa hợp pháp hoá lãnh sự — bản dịch công chứng không thay thế được bước này;
3. Giấy khám sức khoẻ hoặc lý lịch tư pháp hết giá trị tại thời điểm nộp — hai loại này đều có thời hạn, xin quá sớm cũng hỏng;
4. Thông tin trên hộ chiếu, bằng cấp, hợp đồng không thống nhất về cách viết tên. Đây là lỗi rất phổ biến với tên có nhiều thành tố hoặc chuyển tự từ hệ chữ khác.

Sau khi có giấy phép lao động

Giấy phép lao động là điều kiện để làm bước tiếp theo, chứ không phải điểm cuối:

• Ký hợp đồng lao động phù hợp với nội dung giấy phép — vị trí, chức danh, nơi làm việc;
• Xin thẻ tạm trú ký hiệu LĐ1 hoặc LĐ2, thời hạn tối đa 02 năm, không quá thời hạn còn lại của giấy phép lao động;
• Tham gia bảo hiểm theo quy định áp dụng cho người lao động nước ngoài;
• Đăng ký thuế thu nhập cá nhân và xác định tình trạng cư trú thuế.

Khi nào phải cấp lại, gia hạn

Giấy phép lao động gắn với một người sử dụng lao động, một vị trí, một địa điểm. Thay đổi bất kỳ yếu tố nào trong ba yếu tố đó thường phát sinh thủ tục — cấp lại hoặc cấp mới, tuỳ trường hợp.

Điều này quan trọng với doanh nghiệp có nhiều chi nhánh: điều chuyển người lao động nước ngoài sang địa điểm khác không phải việc nội bộ thuần tuý. Nên kiểm tra trước khi ra quyết định điều chuyển.

Về gia hạn: cần chuẩn bị trước khi giấy phép hết hạn, vì để hết hạn rồi thì không còn là gia hạn mà phải làm lại từ đầu — và trong khoảng trống đó người lao động không đủ điều kiện làm việc hợp pháp.

Hỏi đáp nhanh

Nghị định nào đang áp dụng cho giấy phép lao động người nước ngoài?

Nghị định 219/2025/NĐ-CP, ban hành ngày 07/8/2025 và có hiệu lực ngay từ ngày ký, thay thế Nghị định 152/2020/NĐ-CP. Doanh nghiệp đang làm theo hướng dẫn cũ cần cập nhật vì quy trình đã thay đổi.

Còn phải nộp báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài riêng không?

Không. Nghị định 219/2025 lồng ghép thủ tục báo cáo giải trình nhu cầu vào thủ tục nộp hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động — chỉ còn một lần nộp thay vì hai chặng nối tiếp như trước.

Cấp giấy phép lao động mất bao lâu?

Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền xem xét chấp thuận nhu cầu và thực hiện cấp giấy phép lao động. Nhưng khâu tốn thời gian nhất thường là chuẩn bị giấy tờ từ nước ngoài, không phải khâu nộp hồ sơ.

Giấy tờ do nước ngoài cấp cần làm gì trước khi nộp?

Phải được hợp pháp hoá lãnh sự và dịch công chứng sang tiếng Việt, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế hoặc theo nguyên tắc có đi có lại. Bản dịch công chứng không thay thế được bước hợp pháp hoá lãnh sự — đây là lỗi rất phổ biến.

Điều chuyển người lao động nước ngoài sang chi nhánh khác có cần làm gì không?

Có thể phát sinh thủ tục. Giấy phép lao động gắn với một người sử dụng lao động, một vị trí và một địa điểm; thay đổi bất kỳ yếu tố nào thường dẫn tới cấp lại hoặc cấp mới. Nên kiểm tra trước khi ra quyết định điều chuyển.