Ba tình huống dưới đây hay được gọi chung là “làm lại sổ”, nhưng là ba thủ tục khác nhau. Gọi sai tên khi đi hỏi là lý do người dân nhận hướng dẫn không khớp với việc của mình.
| Thủ tục | Dùng khi | Ai gây ra tình trạng |
|---|---|---|
| Cấp đổi | Sổ cũ rách, nhoè, hư hỏng; đo đạc lại làm thay đổi số liệu diện tích, ranh giới; đổi sang mẫu giấy chứng nhận mới; dồn nhiều thửa vào một giấy; hoặc người sử dụng đất có nhu cầu | Không ai — do hao mòn hoặc do nhu cầu, do đo đạc lại |
| Cấp lại | Giấy chứng nhận bị mất | Thường do người dân |
| Đính chính | Giấy chứng nhận đã cấp có sai sót về thông tin người sử dụng đất, thửa đất, tài sản do lỗi khi lập hoặc ghi | Cơ quan cấp giấy — nên thủ tục nhẹ hơn và thường không phải nộp lệ phí cấp giấy mới |
Cấp lại khi bị mất — thủ tục dài nhất
Đây là thủ tục có thêm một bước mà hai thủ tục kia không có: niêm yết công khai.
Hồ sơ:
- Đơn đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận theo mẫu, trong đó trình bày rõ lý do và hoàn cảnh mất;
- Giấy tờ tuỳ thân của người sử dụng đất;
- Giấy tờ chứng minh đã khai báo với cơ quan có thẩm quyền hoặc đã thông báo công khai về việc mất giấy, theo yêu cầu của nơi tiếp nhận.
Trình tự: nộp hồ sơ tại Văn phòng đăng ký đất đai hoặc bộ phận một cửa nơi có đất; UBND cấp xã niêm yết công khai việc mất giấy tại trụ sở và khu dân cư nơi có đất; hết thời gian niêm yết mà không có tranh chấp, khiếu nại thì cơ quan có thẩm quyền cấp lại giấy chứng nhận và huỷ giá trị của giấy đã mất.
Hai lưu ý thực tế:
- Nếu trong thời gian niêm yết có người nộp đơn phản ánh — chẳng hạn cho rằng giấy đang được cầm cố ở đâu đó — thủ tục sẽ dừng để xác minh. Đây là tình huống hay xảy ra khi giấy chứng nhận thực ra không mất mà đang bị bên khác giữ.
- Giấy chứng nhận đang thế chấp tại ngân hàng không thuộc trường hợp mất. Cần làm việc với ngân hàng chứ không phải xin cấp lại.
Cấp đổi
Hồ sơ: đơn đăng ký biến động hoặc đơn đề nghị cấp đổi theo mẫu; bản gốc giấy chứng nhận đang có; bản trích đo địa chính nếu việc cấp đổi do đo đạc lại làm thay đổi số liệu; giấy tờ tuỳ thân.
Trường hợp phổ biến nhất hiện nay là cấp đổi khi đo đạc lại — địa phương lập bản đồ địa chính mới và diện tích thực tế lệch với diện tích ghi trên sổ. Cần lưu ý: nếu chênh lệch diện tích không phải do đo đạc chính xác hơn mà do thay đổi ranh giới thực tế thì đó là câu chuyện khác, có thể liên quan tới lấn chiếm và không giải quyết được bằng thủ tục cấp đổi.
Đính chính
Áp dụng khi giấy đã cấp có sai sót về: họ tên, giấy tờ tuỳ thân, địa chỉ của người sử dụng đất; số thửa, số tờ bản đồ, diện tích, mục đích sử dụng, thời hạn sử dụng; thông tin về tài sản gắn liền với đất.
Hồ sơ: đơn đề nghị đính chính; bản gốc giấy chứng nhận; giấy tờ chứng minh nội dung đúng — ví dụ căn cước để chứng minh họ tên, hồ sơ địa chính để chứng minh số liệu thửa đất.
Điểm quan trọng: đính chính chỉ áp dụng cho sai sót trong quá trình lập, ghi giấy chứng nhận. Nếu thông tin trên giấy đúng tại thời điểm cấp nhưng nay đã thay đổi — người sử dụng đất đổi tên, đổi số căn cước, thửa đất đổi số hiệu do đo đạc lại — thì đó là đăng ký biến động, không phải đính chính.
Sổ ghi tên phường xã cũ sau sáp nhập thì thuộc loại nào
Không thuộc loại nào trong ba loại trên, và không bắt buộc phải làm gì cả. Nội dung này được bàn riêng ở bài về giá trị pháp lý của giấy chứng nhận sau sắp xếp đơn vị hành chính; tóm tắt: giấy đã cấp vẫn có giá trị đầy đủ, việc cấp đổi chỉ thực hiện khi người sử dụng đất có nhu cầu.
Xác định đúng thủ tục trong ba câu hỏi
- Giấy chứng nhận có còn trong tay không? Không còn thì là cấp lại.
- Còn giấy, và thông tin trên giấy sai ngay từ khi cấp? Đó là đính chính.
- Còn giấy, thông tin đúng khi cấp nhưng nay cần đổi giấy vì hỏng, vì đo đạc lại, hoặc vì có nhu cầu? Đó là cấp đổi.
Hỏi đáp nhanh
Mất sổ đỏ thì làm lại mất bao lâu?
Thủ tục cấp lại có thêm bước niêm yết công khai việc mất giấy tại trụ sở UBND cấp xã và khu dân cư nơi có đất, nên dài hơn cấp đổi và đính chính. Hết thời gian niêm yết mà không có tranh chấp, khiếu nại thì cơ quan có thẩm quyền cấp lại và huỷ giá trị của giấy đã mất. Nếu có đơn phản ánh trong thời gian niêm yết, thủ tục dừng để xác minh.
Sổ đỏ đang thế chấp ngân hàng có xin cấp lại được không?
Không. Giấy chứng nhận đang được ngân hàng giữ theo hợp đồng thế chấp không thuộc trường hợp bị mất. Cần làm việc trực tiếp với ngân hàng, không nộp hồ sơ xin cấp lại — khai mất trong trường hợp này là khai không đúng sự thật.
Sổ đỏ ghi sai tên thì làm đính chính hay cấp đổi?
Nếu tên bị ghi sai ngay từ khi cấp giấy thì làm thủ tục đính chính, và đây là sai sót của cơ quan cấp giấy nên thủ tục nhẹ hơn. Nếu tên trên giấy đúng tại thời điểm cấp nhưng nay người sử dụng đất đã đổi tên theo thủ tục hộ tịch thì đó là đăng ký biến động, không phải đính chính.
Đo đạc lại thấy diện tích lệch với sổ thì xử lý thế nào?
Nếu chênh lệch do đo đạc chính xác hơn thì thuộc trường hợp cấp đổi giấy chứng nhận, hồ sơ kèm bản trích đo địa chính mới. Nhưng nếu chênh lệch do ranh giới thực tế đã thay đổi so với ranh giới hợp pháp thì đó là vấn đề khác, có thể liên quan tới lấn chiếm và không giải quyết được bằng thủ tục cấp đổi.
Sổ đỏ ghi tên phường xã cũ sau sáp nhập có phải đổi không?
Không bắt buộc. Giấy chứng nhận đã cấp vẫn có giá trị pháp lý đầy đủ sau khi sắp xếp đơn vị hành chính; việc cấp đổi chỉ thực hiện khi người sử dụng đất có nhu cầu, hoặc được cập nhật khi thực hiện các thủ tục đất đai khác.
Lưu ý: Bài viết tổng hợp quy định đang có hiệu lực tại thời điểm đăng và chỉ mang tính tham khảo, không thay thế ý kiến pháp lý cho một vụ việc cụ thể. Văn bản pháp luật có thể được sửa đổi; vui lòng đối chiếu bản mới nhất hoặc trao đổi với luật sư trước khi quyết định.