Đây là thủ tục lặp lại hằng tháng và ít được chú ý nhất, nhưng lại là nơi phát sinh phần lớn khoản truy thu và tiền lãi mà doanh nghiệp phải trả cho cơ quan bảo hiểm xã hội.
Khi nào phải báo tăng
- Có người lao động mới thuộc diện tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc;
- Người lao động đang tạm hoãn hợp đồng, nghỉ không hưởng lương quay lại làm việc;
- Điều chỉnh tăng tiền lương làm căn cứ đóng.
Đối tượng tham gia bắt buộc được xác định theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024 — luật này đã mở rộng nhóm đối tượng so với trước, nên doanh nghiệp cần rà lại các nhóm nhân sự vốn quen coi là không thuộc diện tham gia, chẳng hạn người làm việc theo hợp đồng có thời hạn ngắn hoặc người quản lý không hưởng lương trong một số trường hợp.
Khi nào phải báo giảm
- Người lao động chấm dứt hợp đồng lao động;
- Nghỉ không hưởng lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng;
- Nghỉ ốm đau, thai sản từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng;
- Tạm hoãn thực hiện hợp đồng lao động;
- Điều chỉnh giảm tiền lương làm căn cứ đóng.
Mốc 14 ngày làm việc trong tháng là con số cần thuộc. Nghỉ dưới mốc này thì vẫn đóng bình thường cho tháng đó; từ mốc này trở lên thì không đóng và phải báo giảm.
Hồ sơ
- Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế theo mẫu, khi có thay đổi thông tin đơn vị;
- Danh sách lao động tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp theo mẫu — đây là biểu chính, ghi rõ tăng hay giảm, lý do, mức đóng;
- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế của người lao động, với người tham gia lần đầu hoặc có thay đổi thông tin cá nhân;
- Hợp đồng lao động, quyết định tuyển dụng hoặc giấy tờ tương đương khi cơ quan bảo hiểm xã hội yêu cầu đối chiếu.
Hồ sơ nộp qua giao dịch điện tử là đường phổ biến và đã được luật hoá trong Luật Bảo hiểm xã hội 2024.
Hậu quả khi chậm — khác nhau theo chiều
| Chậm việc gì | Hậu quả |
|---|---|
| Chậm báo tăng | Phải truy thu phần chưa đóng cho toàn bộ thời gian thuộc diện tham gia, kèm tiền lãi chậm đóng. Ngoài ra, người lao động không được hưởng chế độ phát sinh trong giai đoạn chưa được báo tăng — đây là rủi ro lớn nhất nếu người đó ốm đau, tai nạn hoặc sinh con trong giai đoạn đó |
| Chậm báo giảm | Doanh nghiệp vẫn phải đóng cho người đã nghỉ trong các tháng chưa báo giảm. Việc hoàn lại thường phức tạp và mất thời gian, nên trên thực tế đây là khoản mất thật |
Điểm rút ra: hai chiều sai theo hai kiểu khác nhau, nhưng đều tốn tiền. Báo tăng chậm rủi ro về chế độ của người lao động; báo giảm chậm rủi ro về chi phí của doanh nghiệp.
Bốn tình huống hay làm hồ sơ bị trả
- Thông tin cá nhân không khớp dữ liệu quốc gia — sai một dấu trong họ tên, sai ngày sinh, sai số căn cước. Đây là lý do phổ biến nhất kể từ khi dữ liệu bảo hiểm xã hội liên thông với dữ liệu dân cư.
- Người lao động đang có mã số bảo hiểm xã hội ở đơn vị khác chưa báo giảm. Một người không thể đồng thời được báo tăng ở hai nơi cho cùng một giai đoạn; phải chờ đơn vị cũ báo giảm.
- Mức lương đóng thấp hơn mức tối thiểu vùng áp dụng cho địa bàn làm việc. Từ 01/01/2026 sàn này đã tăng theo Nghị định 293/2025/NĐ-CP, nên các trường hợp đang đóng sát sàn cần được rà lại.
- Lý do báo giảm không khớp chứng từ — báo giảm do nghỉ việc nhưng không có quyết định chấm dứt hợp đồng tương ứng.
Thói quen nên có
- Chốt danh sách tăng giảm theo lịch cố định hằng tháng, không để dồn.
- Đối chiếu số người đang đóng trên hệ thống bảo hiểm xã hội với bảng lương mỗi tháng — chênh lệch phát hiện sớm thì xử lý nhẹ.
- Khi có người nghỉ việc, làm báo giảm cùng lúc với việc chốt sổ, thay vì tách thành hai đợt.
- Sau mỗi lần lương tối thiểu vùng thay đổi, rà lại toàn bộ nhóm đang đóng ở mức sàn.
Hỏi đáp nhanh
Nghỉ không lương bao nhiêu ngày thì phải báo giảm?
Từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng thì không đóng bảo hiểm xã hội cho tháng đó và phải báo giảm. Nghỉ dưới mốc này vẫn đóng bình thường. Mốc 14 ngày làm việc cũng áp dụng cho trường hợp nghỉ ốm đau, thai sản trong tháng.
Báo tăng lao động chậm thì bị gì?
Phải truy thu phần chưa đóng cho toàn bộ thời gian thuộc diện tham gia kèm tiền lãi chậm đóng. Nghiêm trọng hơn, người lao động không được hưởng chế độ phát sinh trong giai đoạn chưa được báo tăng — rủi ro rất lớn nếu người đó ốm đau, tai nạn lao động hoặc sinh con trong giai đoạn đó.
Báo giảm chậm thì có được hoàn tiền không?
Doanh nghiệp vẫn phải đóng cho người đã nghỉ trong các tháng chưa báo giảm. Thủ tục hoàn lại thường phức tạp và mất thời gian, nên trên thực tế đây thường là khoản mất thật. Cách phòng ngừa là làm báo giảm cùng lúc với chốt sổ khi có người nghỉ việc.
Vì sao hồ sơ báo tăng bị trả vì sai thông tin cá nhân?
Dữ liệu bảo hiểm xã hội đã liên thông với dữ liệu quốc gia về dân cư, nên sai lệch nhỏ trong họ tên, ngày sinh hoặc số căn cước cũng làm hồ sơ không khớp và bị trả. Nên đối chiếu thông tin trên căn cước của người lao động trước khi nộp.
Một người có được báo tăng ở hai công ty cùng lúc không?
Không cho cùng một giai đoạn. Nếu người lao động còn đang được đơn vị cũ khai đóng mà chưa báo giảm thì hồ sơ báo tăng ở đơn vị mới sẽ bị vướng. Cần liên hệ để đơn vị cũ hoàn tất báo giảm trước.
Lưu ý: Bài viết tổng hợp quy định đang có hiệu lực tại thời điểm đăng và chỉ mang tính tham khảo, không thay thế ý kiến pháp lý cho một vụ việc cụ thể. Văn bản pháp luật có thể được sửa đổi; vui lòng đối chiếu bản mới nhất hoặc trao đổi với luật sư trước khi quyết định.